ПРО ТРУД

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях», вступившие в силу с 27.10.2022.

Обеспечение сохранности документов — это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов (п. 269 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее — Правила работы архивов).

В процессе подготовки документа заголовку не всегда придается значение. И напрасно, поскольку заголовок к тексту — важный реквизит, который доносит до его читателя первоочередную информацию, а также составляется и оформляется по определенным правилам.

Для отдельных видов документов дополнительным реквизитом, придающим им юридическую силу, является отметка о заверении копии.

Работникам практически всех организаций иногда приходится объяснять руководству причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и другие действия, а если это предлагается сделать в письменной форме, то требуется оформление документа — объяснительной записки.

В работе кадровиков нередко возникают ситуации, когда необходимо зафиксировать какой-либо факт или событие. Чаще всего в таких случаях составляется акт. Как правильно оформить данный документ — рассмотрим подробнее.

Справка — это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п. 124 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является «Дата документа» (п. 18 Инструкции по делопроизводству).

Календарный план работы кадровика на II полугодие 2022 г.

Согласно ч. 1 ст. 152 Трудового кодекса Республики Беларусь отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Коммуникации внутри организации, а также с филиалами, подчиненными и другими организациями все чаще осуществляются с использованием мессенджеров (Viber, WhatsApp или Telegram), электронной почты, системы электронного документооборота и систем межкорпоративного/межведомственного электронного документооборота. Рассмотрим основные критерии и особенности их использования при решении рабочих вопросов.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (ч. 1 п. 19 Инструкции по делопроизводству).

Отпуск — это освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь. Все работники имеют право на трудовые отпуска, которые предназначаются для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника.

Отношения в сфере архивного дела и делопроизводства регулируются законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, а также международными договорами Республики Беларусь.

Согласно п. 67, 75 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, а также не допускать различных толкований и может оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Основное отличие между приказами и распоряжениями — это круг решаемых вопросов. Если приказы издаются для разрешения основных задач, стоящих перед организацией, то распоряжения — для решения оперативных вопросов ее деятельности.

Записка — один из широко распространенных видов* информационно-справочных документов. Основными разновидностями записок являются: докладная, объяснительная, пояснительная.

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, необходимо наличие в нем обязательных реквизитов, в том числе и даты. Так, п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4), установлено, что для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов. Реквизит «Дата документа» является обязательным для придания документу юридической силы.

Наниматель при приеме работника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с документами, связанными с его работой. Кроме локальных правовых актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников, но уже после заключения трудового договора, в процессе работы в организации. Рассмотрим документы, с которыми наниматель обязан ознакомить работников в соответствии с трудовым законодательством, и сроки ознакомления с ними.

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству.

Процедура внесения сведений в кадровые документы об изменении фамилии работника законодательством не определена (за исключением трудовых книжек), несмотря на то, что встречается на практике довольно часто. Рассмотрим, какие действия должны предпринять наниматель и работник в такой ситуации, а также как оформить изменения в кадровых документах.

Хранение документов — завершающий этап жизненного цикла любого документа, на котором обеспечивается использование ретроспективной информации для операционной деятельности организации. В данной статье рассмотрим порядок организации оперативного хранения документов на бумажных носителях и электронных документов (документов в электронном виде).

Согласно п. 79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции о трудовых книжках.

Проблема подделки документов на бумажных носителях не является новой. Для того, чтобы защитить документы, существует ряд способов, помогающих минимизировать риски подделки или подлога документов. Использование определенных инструментов защиты документов закреплено нормативными правовыми актами. В данной статье рассмотрим самые простые и распространенные способы защиты документов.