Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) (далее — Инструкция по делопроизводству).

Изменение фамилии работника встречается на практике довольно часто. Вместе с тем процедура внесения сведений об изменении фамилии в документы о трудовой деятельности работников (за исключением трудовых книжек) законодательством не установлена.
В материале рассмотрим, какие действия должны предпринять наниматель и работник в такой ситуации.

Документирование трудовых отпусков включает вопросы их последующего хранения.
Рассмотрим, какие сроки установлены для хранения документов о таких видах отпусков.

В работе кадровых служб широко распространен информационно-справочный документ «записка». Основными разновидностями записок являются: докладная, объяснительная, пояснительная.
Рассмотрим, как составлять и оформлять докладные записки.

Кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, поэтому каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.
В этом номере рассмотрим, как правильно подписывать документы.

В процессе подготовки документа заголовку не всегда придается значение. И напрасно, поскольку заголовок к тексту — важный реквизит, который доносит до его читателя первоочередную информацию, а также составляется и оформляется по определенным правилам.

Для отдельных видов документов дополнительным реквизитом, придающим им юридическую силу, является отметка о заверении копии.

Работникам практически всех организаций иногда приходится объяснять руководству причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и другие действия, а если это предлагается сделать в письменной форме, то требуется оформление документа — объяснительной записки.

В работе кадровиков нередко возникают ситуации, когда необходимо зафиксировать какой-либо факт или событие. Чаще всего в таких случаях составляется акт. Как правильно оформить данный документ — рассмотрим подробнее.

Справка — это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п. 124 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является «Дата документа» (п. 18 Инструкции по делопроизводству).

Согласно ч. 1 ст. 152 Трудового кодекса Республики Беларусь отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

К какой категории приказов относятся приказы:

• о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;

• об изменении существенных условий труда для всех работников организации (изменение режима рабочего времени, установление плавающего перерыва, отмена неполного рабочего дня и пр.)?

Это приказы по личному составу или по основной деятельности?

Правильно ли полагать, что приказ по личному составу — это приказ, касающийся конкретного работника (конкретных работников), где указывается фамилия этого работника (этих работников)? А если приказ касается всех — это приказ не по личному составу, а по основной деятельности? 

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (ч. 1 п. 19 Инструкции по делопроизводству).

Приказ, как известно, является самым распространенным видом распорядительных документов. Данный документ издается для разрешения основных задач, стоящих перед организацией, в связи с чем правильность его оформления имеет важное значение. Рассмотрим подробнее.

В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.) (ч. 9 п. 99 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Записка — один из широко распространенных видов* информационно-справочных документов. Основными разновидностями записок являются: докладная, объяснительная, пояснительная.

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, необходимо наличие в нем обязательных реквизитов, в том числе и даты. Так, п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4), установлено, что для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов. Реквизит «Дата документа» является обязательным для придания документу юридической силы.

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству.

Процедура внесения сведений в кадровые документы об изменении фамилии работника законодательством не определена (за исключением трудовых книжек), несмотря на то, что встречается на практике довольно часто. Рассмотрим, какие действия должны предпринять наниматель и работник в такой ситуации, а также как оформить изменения в кадровых документах.

Одним из этапов в документировании трудовых отпусков является хранение таких документов. В данном материале рассмотрим, какие сроки хранения установлены для таких документов, как графики трудовых отпусков, записки о трудовых отпусках, приказы, заявления о предоставлении отпуска.

Является ли составление графика отпусков обязательным? Данный вопрос на практике чаще всего возникает в случаях, когда в организации работает несколько человек. Да, составлять график отпусков необходимо.