Кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, поэтому каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.
В этом номере рассмотрим, как правильно подписывать документы.

ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ДОКУМЕНТА И РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ»

При подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа.

Для придания документу юридической значимости необходимо наличие обязательных реквизитов. К ним относятся:

• наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;
• дата документа;
• регистрационный индекс;
• подпись.

Таким образом, реквизит «Подпись» является одним из наиболее важных реквизитов документа, без которого он будет недействительным.

Отметим, что для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую значимость, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) (далее — Инструкция по делопроизводству).

ПРАВИЛА ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

При подписании документов следует соблюдать несколько важных правил.