ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Обеспечение сохранности документов — это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов (п. 269 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее — Правила работы архивов).

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются (п. 270 Правил работы архивов):

• строительством, реконструкцией и ремонтом заданий и (или) помещений архива;
• оборудованием рабочих помещений и хранилищ архива средствами пожаротушения, охраны и сигнализации, применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива;
• применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).

Под организацией хранения документов понимается система проводимых в архиве мероприятий, обеспечивающая рациональное размещение документов, контроль над их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению (п. 271 Правил работы архивов).

В данном материале рассмотрены вопросы организации хранения документов, обеспечивающих рациональное размещение документов в архиве организации.

ПРАВИЛА И ПОРЯДОК РАЗМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Основными правилами размещения документов в архиве организации являются (п. 300 Правил работы архивов):

• размещение документов в хранилищах в порядке, обеспечивающем их хранение и оперативный поиск;
• определение порядка расположения документов в архиве планом (схемой) их размещения.

Документы в хранилищах размещаются в следующем порядке (п. 301 Правил работы архивов):

• документы постоянного хранения — отдельно от документов временного хранения и по личному составу;
• секретные; особо ценные; имеющие во внешнем оформлении или приложении материальные ценности; на разных носителях; пораженные радионуклидами — обособленно.

ПЕРВИЧНЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы в архиве организации размещают на стеллажах и в шкафах. В соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов используются первичные средства хранения: коробки, папки, специальные футляры, пакеты (ч. 1 п. 302 Правил работы архивов).

Документы на бумажном носителе размещают:

• постоянного хранения — в картонных коробках;
• временного хранения — в коробках или связках.

УСЛОВИЯ РАЗМЕЩЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Первичные средства для хранения документов должны размещаться следующим образом (п. 303 Правил работы архивов):

• расстояние между верхней крышкой коробки (верхним краем связки) и полкой стеллажа должно составлять не менее 5 см (это обеспечивает циркуляцию воздуха);
• толщина связки не должна превышать 20 см;
• дела, помещенные в коробки (связки), могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально (в зависимости от условий хранения).

ОФОРМЛЕНИЕ СРЕДСТВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для систематизации работы с документами в архиве организации средства хранения подлежат оформлению с помощью ярлыков, в которых указываются (ч. 1 п. 304 Правил работы архивов):

• наименования организации (фондообразователя) и структурного подразделения;
• номера фонда и описи;
• год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку).

При этом к коробкам указанные ярлыки приклеиваются, а к связкам — прикрепляются.

Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой описи дел фонда (ч. 2 п. 304 Правил работы архивов).

Нумерации подлежат также все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища), а также стеллажи, шкафы, полки. В каждом отдельном хранилище стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются слева направо, сверху вниз (п. 305 Правил работы архивов).

ТОПОГРАФИЧЕСКИЕ УКАЗАТЕЛИ: ВИДЫ И ОФОРМЛЕНИЕ

В целях закрепления места хранения и быстрого поиска документов в архиве организации составляются топографические указатели. Топографические указатели могут быть постеллажными и пофондовыми (ч. 1 п. 306 Правил работы архивов).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются по форме согласно приложению 42 к Правилам работы архивов на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого отдельного хранилища (ч. 2 п. 306 Правил работы архивов).

Карточки пофондового топографического указателя составляются по форме согласно приложению 43 к Правилам работы архивов на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (ч. 3 п. 306 Правил работы архивов).

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях (ч. 4 п. 306 Правил работы архивов).

Полина ВЕДОМСКАЯ, архивист