Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 № 118 внесены изменения в Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила работы архивов), вступившие в силу с 27.10.2022.

В статье рассматривается алгоритм действий нанимателя при приеме дел в архив организации в соответствии с внесенными изменениями в Правила работы архивов с 27.10.2022.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству);
• Правила работы архивов.

НАЗНАЧЕНИЕ ПРАВИЛ РАБОТЫ АРХИВОВ

Правила работы архивов устанавливают порядок работы архивов государственных органов, иных организаций и единые требования, предъявляемые к деятельности архивов организаций при работе с управленческой документацией на бумажных носителях (приему, хранению, учету и использованию документов).

ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Организации создают архивы для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации (ч. 1, 2 п. 4 Правил работы архивов).

Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, принимается руководителями этих государственных органов, иных организаций (ч. 2 п. 4¹ Правил работы архивов).

ЗАДАЧИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Задачами архива организации являются (п. 5 Правил работы архивов):

• комплектование архива документами;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• обеспечение использования документов;
• подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее — НАФ) на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства;
• осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива.

ФУНКЦИИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

В целях выполнения задач архив организации осуществляет следующие функции (п. 6 Правил работы архивов):

• составляет и ежегодно уточняет список организаций — источников комплектования по форме согласно приложению 1 к Правилам работы архивов (для объединенного архива) (пример 1);
• принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
• учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;
• осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям принятых в архив документов и дел;
• обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;
• составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;
• осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, представляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;
• участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива;
• проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и в случаях, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства, — государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или вышестоящей организации;
• подготавливает и передает документы НАФ на постоянное хранение в государственный архив в случаях и порядке, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства;
• представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства;
• осуществляет анализ соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях — источниках комплектования архива установленным требованиям;
• осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива;
• участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций — источников комплектования архива.

ПРАВА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право (п. 7 Правил работы архивов):

• анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации;
• требовать от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии;
• запрашивать от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива необходимые для работы сведения;
• вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Работа архива организации осуществляется в соответствии с (п. 8 Правил работы архивов):

• актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;
• уставом архива организации (Положением об архиве организации, утверждаемым руководителем организации);
• иными локальными правовыми актами.

Положение об архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации — с ЦЭК вышестоящей организации.

В организации, в которой установление штатных должностей служащих работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации лицо (далее — лицо, ответственное за архив) (п. 9 Правил работы архивов).

В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, составляются графики передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета (п. 14 Правил работы архивов).

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРИЕМЕ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Шаг 1. Установление дел, которые будут переданы в архив организации

В архив организации принимаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу (ч. 1 п. 97 Правил работы архивов).

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не принимаются. Прием дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по согласованию с архивом организации и решению руководителя организации. Прием таких дел в архив организации может осуществляться по описям дел структурных подразделений или номенклатуре дел организации (п. 98 Правил работы архивов).

Шаг 2. Формирование передаваемых в архив организации дел

Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел. Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации. Контроль над правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче в архив организации и государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива (п. 168 Инструкции по делопроизводству).

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела (ч. 3, 4 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 171 Инструкции по делопроизводству).

Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности (ч. 1 п. 172 Инструкции по делопроизводству):

• вопросно-логическому;
• хронологическому;
• алфавитному;
• нумерационному;
• другим.

В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение (п. 92 Инструкции по делопроизводству).

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров (ч. 2 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утверждаемые распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний ЭК и др.) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, или отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним — ответный документ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства.

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий (ч. 6–13 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Шаг 3. Оформление передаваемых в архив организации дел

Дела организации подлежат оформлению при:

• их заведении в делопроизводстве;
• подготовке к передаче в архив организации.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (ч. 1, 2 п. 180 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (ч. 1 п. 181 Инструкции по делопроизводству).

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценным, судебным, следственным, личным делам, делам, сформированным по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 13 к Инструкции по делопроизводству (ч. 1 п. 186 Инструкции по делопроизводству).

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела (ч. 5 п. 186 Инструкции по делопроизводству).

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции по делопроизводству и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листазаверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления (ч. 1–3 п. 187 Инструкции по делопроизводству).

Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству (п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Шаг 4. Включение передаваемых в архив организации дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством (ч. 3 п. 97 Правил работы архивов).

Шаг 5. Прием дел в архив организации по описям дел структурного подразделения и графику приема дел

Прием дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в порядке, установленном гл. 14 Инструкции по делопроизводству, и графику приема дел в архив организации (ч. 4 п. 97, п. 99 Правил работы архивов).

Шаг 6. Проверка правильности формирования и оформления дел

При приеме дел в архиве организации проверяются правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений (ч. 1 п. 100 Правил работы архивов).

Шаг 7. Проставление отметки о наличии или отсутствии дела во всех экземплярах описи дел

Дела принимаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи дел структурного подразделения в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей служащих, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (ч. 2 п. 100 Правил работы архивов).

Шаг 8. Сверка с описью дел структурного подразделения

Сверенные с описью дел структурного подразделения дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см или помещаются в архивные коробки. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи дел структурного подразделения корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений (п. 101 Правил работы архивов).

ПРИМЕР 1

СПИСОК
организаций — источников
комплектования архива организации

ПРИМЕР 2

ПЛАН
работы архива организации

ПРИМЕР 3

ГРАФИК
приема дел в архив организации

Александр ШЕВЦОВ, юрист