Алгоритм действий при составлении номенклатуры дел отдела кадров по новым правилам | 09.12.2022

Александр Шевцов, юрист

1017

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях», вступившие в силу с 27.10.2022.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее — Закон № 323-З);
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству);
перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющийся приложением 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в редакции постановления от 30.08.2022 № 115) (далее — Перечень).

НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура дел является основным инструментом правильного формирования и систематизации документального фонда. Она используется для группировки исполненных документов в дела, обеспечивает формирование и оформление дел по установленным правилам, закрепляет сроки хранения документов организации, облегчает поиск документов, их учет и сохранность. На основе номенклатуры дел осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение, и процесс составления описей дел и актов о выделении документов к уничтожению существенно ускоряется при использовании правильно разработанной номенклатуры дел. В условиях внедрения систем электронного документооборота правильно разработанная номенклатура дел может играть роль основного организационного документа и классификационного справочника, обеспечивающего типизацию маршрутов документопотоков, идентификацию и управление документами, а также выбор материального носителя информации для создания документов.

ГДЕ СОСТАВЛЯЕТСЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются:

на дела всей организации (далее — сводная номенклатура дел);
каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции по делопроизводству).

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ

Шаг 1. Систематизируйте документооборот отдела кадров

Через отдел кадров любой организации проходит большое количество самых разных документов: локальных правовых актов, приказов, трудовых книжек, договоров и др. Для их эффективного учета необходимы систематизация документооборота и обеспечение сохранности документов, классифицируемых как архивные (документы, хранящиеся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства). К таким правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте.

Большое место в кадровом документообороте составляют документы по личному составу, к которым относятся документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абз. 15 ч. 1 ст. 2 Закона № 323-З).

Шаг 2. Определите сроки хранения используемых в обороте кадровых документов

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законодательством сроков — одна из важных задач кадровика. Использование номенклатуры дел отдела кадров может способствовать ее решению.

В соответствии с абз. 2 ч. 1 ст. 2 Закона № 323-З архивом является организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.

НА ЗАМЕТКУ!!!

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Сохранность архивных документов должна обеспечиваться организацией в течение установленных законодательством сроков.

Основным нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, является Перечень.

Шаг 3. Составьте номенклатуру дел отдела кадров

Для сохранности документов, организации и ведения делопроизводства структурных подразделений, в том числе и отдела кадров, составляются номенклатуры дел структурных подразделений.

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации (ч. 1, 2 п. 162 Инструкции по делопроизводству).

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой по правилам п. 165 Инструкции по делопроизводству.

Графа номенклатуры дел	Пояснение	Пример
В графе 1 указываются индексы дел	Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0». Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года	1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3 01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03
В графе 2 указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел	Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела. В процессе формирования дел заголовки могут уточняться
Графа 3 заполняется по окончании делопроизводственного года	В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком
Графа 4	В ней указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно нормативным правовым актам, локальным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее — ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), экспертной комиссией (далее — ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций). В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК»	15 л. ЭПК
Графа 5 «Примечание»	Проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, а также перечнях документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде, информационных ресурсах, гибридных делах и др.

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел (п. 166 Инструкции по делопроизводству).

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации.

Шаг 4. Согласуйте сформированную номенклатуру дел отдела кадров с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) и подпишите эту номенклатуру

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения (ч. 2 п. 158 Инструкции по делопроизводству).

Примерная форма номенклатуры дел отдела кадров (со сроками хранения для негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов)