На практике нередки случаи недостачи дел (документов) в организации.
Рассмотрим, какие действия следует предпринять, если их недостача выявлена в архиве организации.

В статье рассмотрены основные локальные правовые акты, регулирующие работу архива организации.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и систематизация документов внутри дел (п. 3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2) (далее — Инструкция по делопроизводству).

На практике нередки случаи недостачи дел в организации. В предыдущем номере журнала мы рассказывали о процедуре оформления розыска дел при выявлении их отсутствия в структурном подразделении. Сегодня рассмотрим, какие действия следует предпринять по розыску дел при их недостаче в архиве организации.

На практике нередки случаи недостачи дел в организации, которая может быть выявлена как в структурном подразделении, так и в архиве. Рассмотрим, какие действия следует предпринять и какие документы оформить при отсутствии дел в структурном подразделении.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации (ч. 1 п. 180 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) (далее — Инструкция по делопроизводству).
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Обеспечение сохранности документов архива организации включает систему ряда требований, к которым, в частности, относятся требования к помещениям и оборудованию архива организации.

В организации договоры о материальной ответственности на данном этапе в соответствии с номенклатурой дел хранятся в бухгалтерии. При этом Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2), эти договоры включаются в личные дела работников.
Как в такой ситуации определиться с хранением договоров о материальной ответственности, поскольку сроки их хранения отдельно и в личных делах разные?

Сроки хранения документов определены перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов» (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 115) (далее — перечень типовых документов).

Обеспечение сохранности документов — это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов (п. 269 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее — Правила работы архивов).