Отношения в сфере архивного дела и делопроизводства регулируются законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, а также международными договорами Республики Беларусь.

В соответствии с ч. 1 ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству). Данный нормативный правовой акт устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают, наряду с иными правилами, и правила оперативного хранения документов.

Невозможно организовать правильное и рациональное оперативное хранение документов без составления номенклатуры дел организации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Номенклатура дел — это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения (ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству).

Существуют три вида номенклатуры:

• типовая;

• примерная;

• номенклатура дел организации;

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службой документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) органов управления (вышестоящих организаций). На основании типовой (примерной) номенклатур дел в организации разрабатывается собственная номенклатура. Но при отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура дел должна быть разработана в организации самостоятельно.