При устройстве на работу все мы «обязательные, пунктуальные и организованные»… Да и как может быть иначе? При той конкуренции, которая существует на рынке труда, надо уметь выставлять себя в выгодном свете. Между тем именно результаты нашей работы лучше всего определяют степень нашей организованности…

УЖ ПОЛНОЧЬ БЛИЗИТСЯ, А Я ПИШУ ОТЧЕТ…

Нет, вы не думайте, я знала, что его надо подготовить к 1-му числу месяца. Только все время успокаивала себя: успею еще, до конца месяца две недели. Потом осталась неделя, а я опять решила, что успею… В общем, сегодня 31-е число, на часах 22:30, и я судорожно стучу по клавишам.

Если вы хоть раз оказывались в такой ситуации, пора разобраться, «с чем едят» дедлайн.

Что обнадеживает, несмотря на свое весьма мрачное название (от англ. deadline — «мертвая линия»), к смерти дедлайн отношения не имеет. Это просто крайний срок, дата и время исполнения задачи. Думаю, такое понятие встречается гораздо чаще новомодного и мрачного. И мы с вами тоже порой высчитываем этот самый дедлайн, регистрируя обращения граждан или входящие письма, требующие ответа.

Если задуматься, дедлайн есть практически везде, поэтому бояться его не стоит. Правда, далеко не всегда возникает он по нашей вине.

«ЭТО НАДО БЫЛО СДЕЛАТЬ ВЧЕРА»

Знакомая фраза? Думаю, любому специалисту по кадрам не раз приходилось ее слышать. В этой ситуации откладываются в сторону все текущие дела и документы, и начинается аврал… Хорошо еще, если срочное задание реально выполнить в течение дня, иначе отложенная текучка разрастается как снежный ком и потом уже для ее разгребания приходится прилагать неимоверные усилия.

В данном случае вы оказались жертвой чужого дедлайна. Однако выполнение срочного задания нередко приводит к срыву собственных сроков, что вполне может привести к очередному авралу… Замкнутый круг, скажете вы? Не обязательно. Просто свою работу лучше планировать определенным образом, что позволит нам иметь запас времени вот на такие «надо было вчера».

Да-да, ничего нового: избежать дедлайнов поможет грамотное планирование рабочего дня. Определим основные принципы такого планирования.

1. Стройте планы

Поскольку всем нам, как правило, приходится работать в режиме многозадачности, планы строить надо. Иначе очень легко что-нибудь упустить и оказаться перед этим самым дедлайном. Сами определите на неделю вперед, что вам нужно делать каждый день, можно даже разбить каждый день на две части. Разумеется, какие-то задания неминуемо будут добавляться, поэтому резервируйте для них время.

2. Расставьте приоритеты

Сами определите, какие из ваших заданий необходимо выполнить в первую очередь. При этом неплохо исходить из широко известной матрицы Эйзенхауэра (важное и срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное и несрочное).

3. Не жалейте себя

Согласно закону Паркинсона «Работа отнимает все время, отведенное на нее». Парадоксально? Но так и есть. Сколько бы времени вы ни отвели на какое-то задание, все равно возьметесь за него на исходе срока. А если так, то к чему тратить время попусту? Ставьте себе реальные сроки, и у вас неожиданно обнаружится уйма свободного времени. Кстати, в известном фильме «Формула любви» починка кареты тоже осуществлялась в соответствии с законом Паркинсона.

4. Визуализируйте задачи

Выберите способ, который вам подходит: перечень задач в ежедневнике, стикеры на стенке перед рабочим столом, напоминалки в мобильнике… Здесь самое главное — возможность сделать отметку о выполнении: снять стикер, вычеркнуть пункт из списка, отменить напоминание в телефоне… Таким образом вы визуализируете не только свою задачу, но и факт ее выполнения.

5. Наведите порядок

Да, ничего нового! И все же это работает. Груды документов мешают вам ясно увидеть, какие задачи требуют первоочередного решения. Упорядочив рабочее пространство, вы одновременно упорядочиваете свою деятельность.

6. Не забывайте про резерв времени

Очень рискованно не оставлять себе никакого резерва времени. И дело даже не в вашей неорганизованности. Вспомните, как часто в самый неподходящий момент отключается свет, ломается принтер, отсутствует интернет-соединение… Лучше подстраховаться. Тогда все вышеперечисленное будет восприниматься вами только как досадная помеха. И нервные клетки будут целее.

7. Не рассчитывайте на снисходительность

Если дедлайн все-таки наступил раньше завершения работы, не теряйте самообладания. Оцените ситуацию и определите, какое время необходимо вам для выполнения задачи. Конечно, шанс, что вам дадут некоторую отсрочку, есть. Но не стоит так уж рассчитывать на постоянную лояльность руководства: порой это может сыграть с вами дурную шутку. Да и обязательность и организованность, о которых мы уже упоминали, надо когда-нибудь начинать вырабатывать. Будьте для себя самым строгим и взыскательным начальником: планируйте время, распределяйте задачи, в случае нарушения сроков ищите истинные причины этого и ни за что не допускайте такого в будущем!

НЕОЖИДАННЫЕ «ПЛЮСЫ»

Подводя итог, расскажем и о «плюсах» дедлайна. Да, они есть!

Психологи считают, что в условиях жесткого дедлайна мы нередко выполняем задачи более качественно за счет того, что полностью концентрируемся на их реализации. Действительно, чем меньше времени у нас на выполнение задания и чем меньше этого времени остается до представления результата, тем внимательнее мы будем: на исправление ошибок другого времени уже не будет. Так что иногда можно устраивать себе «гонки на выживание», выполняя то или иное задание в условиях очень ограниченных, сжатых сроков. Правда, в крайности впадать тоже не стоит. Объем задания должен быть реальным, иначе все усилия окажутся тщетными.

И позволяйте себе иногда лениться! Но только в рамках популярной в последнее время на просторах Сети фразы: «Ленивые все делают быстро, чтобы поскорее отделаться от работы, и делают качественно, чтобы потом не переделывать».

Ирина МАТВЕЕВА