Записка — один из широко распространенных видов* информационно-справочных документов. Основными разновидностями записок являются: докладная, объяснительная, пояснительная.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) (далее — Инструкция по делопроизводству).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные и отчетные. Например, внесение различного рода предложений, а также изложение просьб, фактов, явлений содержат инициативные докладные записки. Отчетные докладные записки оформляются с целью информирования о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации, внешние — руководителю вышестоящей организации.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД), содержатся следующие унифицированные формы докладных записок:

• о переводе на другую работу (перемещении на новое рабочее место);

• об отзыве из отпуска;

• о поощрении;

• о нарушении трудовой дисциплины; о командировании. 

В зависимости от адресата докладной записки ее оформление осуществляется на общем бланке (внешняя докладная записка) или на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 (внутренняя докладная записка). В государственных органах и иных государственных организациях на бланках документов помещается изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты бланка оформляются на двух языках. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название вида документа печатается на двух языках.