Наниматель при приеме на работу обязан ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п. 3 ч. 1 ст. 54 Трудового кодекса Республики Беларусь). Кроме указанных локальных правовых актов (далее — ЛПА) имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников, но уже после приема на работу — в процессе трудовой деятельности в организации.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее — ТК);
• Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях;
• Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон № 99-З);
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД).

С КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ НАНИМАТЕЛЬ ОБЯЗАН ОЗНАКОМИТЬ РАБОТНИКОВ

Наниматель при приеме работника на работу должен ознакомить его с коллективным договором и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, например правилами внутреннего трудового распорядка. Под указанными документами работник ставит подпись. В отношении других ЛПА, затрагивающих права и обязанности работника, с которыми он должен быть ознакомлен нанимателем во время работы в организации (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК), в каждой организации свой перечень, зависящий от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность правил делопроизводства и документооборота и т.д.

Во многих организациях имеются только обязательные документы, с которыми работники должны быть ознакомлены во время работы. К ним в основном относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (п. 1 ч. 1 ст. 194 ТК);
• коллективный договор (п. 1 ч. 1 ст. 194 ТК);
• соглашения, положения и инструкции по охране труда (п. 1 ч. 1 ст. 194 ТК);
• другие ЛПА, устанавливающие трудовой распорядок (п. 1 ч. 1 ст. 194 ТК);
• штатное расписание (п. 2 ч. 1 ст. 194 ТК);
• должностные (рабочие) инструкции работников (п. 3 ч. 1 ст. 194 ТК);
• графики работ (сменности) (п. 4 ч. 1 ст. 194 ТК);
• графики отпусков (п. 5 ч. 1 ст. 194 ТК);
• ЛПА, устанавливающие формы, системы и размеры оплаты труда работников, в том числе стимулирующие и компенсирующие выплаты (ч. 1 ст. 63 ТК);
• расчетные листки (ст. 80 ТК);
• организационно-распорядительные документы (УСОРД);
• документы, определяющие политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных (абз. 3 п. 3 ст. 17 Закона № 99-З).

В организациях с большей численностью работников могут быть утверждены следующие ЛПА, с которыми наниматель также должен ознакомить работников:

• Положение о структурных подразделениях;
• Положение о премировании;
• Положение о служебных командировках;
• Положение о дисциплинарной ответственности;
• Положение о материальной ответственности;
• Положение об аттестации работников;
• Положение о коммерческой тайне;
• Инструкция по делопроизводству;
• иные ЛПА с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.

Отметим, что при организации труда работников наниматель обязан своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить его с ними под роспись, создавать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК). Как правило, от лица нанимателей в этом вопросе выступают инспекторы по кадрам. И хотя для них обычно не составляет труда знакомить работников с теми или иными документами ввиду того, что это их прямая обязанность, в то же время и у них возникает немало вопросов, на которых мы остановимся далее. В отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные должностные лица нанимателя. При этом следует иметь в виду, что об этом должно быть сказано в их должностной инструкции и (или) приказе (распоряжении) нанимателя.

КОГО СЛЕДУЕТ ЗНАКОМИТЬ

Важным является вопрос о том, кого следует знакомить с теми или иными документами. Например, ознакомление работников с организационно-распорядительными документами и документами по кадровому учету, перечисленными выше, не вызывает трудностей у специалистов по кадрам, потому что в большинстве случаев с ними должны быть ознакомлены работники, перечисленные в тексте самих документов.

В отношении ознакомления с ЛПА иногда возникает множество вопросов, поэтому в дальнейшем рассмотрим особенности ознакомления работников с ЛПА. Например, в большинстве случаев наниматель не разграничивает круг лиц, которые должны быть ознакомлены с ЛПА. Так, чаще всего ошибочно могут быть ­ознакомлены с ЛПА:

• работники, чью работу не затрагивают положения данного ЛПА;
• лица, работающие на условиях аутсорсинга или аутстаффинга;
• лица, оказывающие услуги или выполняющие работы по гражданско-правовым договорам (возмездного оказания услуг, подряда и др.);
• работники контрагентов, партнеров организации и т.д.

Иногда целесообразно ознакомить с определенным ЛПА (например, Положением о коммерческой тайне или документами, определяющими политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных) и «посторонних» лиц. Особенно это касается случаев осуществления ими деятельности на территории нанимателя. Однако нужно понимать, что в случае нарушения ими требований ЛПА с большей степенью вероятности правовые последствия не наступят, потому что цель такого ознакомления заключается только в информировании «постороннего лица» о правилах поведения и ­взаимодействия между работниками в данной организации.

Между тем правовая норма п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК предусматривает, что, во-первых, с ЛПА должны быть ознакомлены работники организации, а во-вторых, работники должны быть ознакомлены с ЛПА, в которых затрагиваются их права и обязанности.

Например, с Положением о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю, следует знакомить только материально ответственных лиц, то есть тех, на кого можно возложить материальную ответственность на основании законодательства. С Положением об отделе кадров или юридическом отделе должны быть ознакомлены ­исключительно работники отдела кадров или юридического отдела.

Бывает, что работники отказываются знакомиться с ЛПА, в которых затрагиваются их права и обязанности, например должностной (рабочей) инструкцией, оставляя за собой право оспаривания примененных к ним мер дисциплинарных взысканий, включая увольнение по виновным основаниям, причине неисполнения возложенных на них трудовых обязанностей.

Отдельные материально ответственные лица отказываются подписывать договор о полной материальной ответственности и знакомиться с Положением о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю. В данном случае материально ответственное лицо, хотя по законодательству к таковым и относится, брать на себя подобную ответственность не желает.

В подобных ситуациях, если работник отказывается от ознакомления с ЛПА, то выбор остается за нанимателем: или не настаивать на ознакомлении, понимая, что положения ЛПА на такого работника распространяться не будут, и взять все риски, связанные с неознакомлением, на себя, или убедить работника в обязательности ознакомления с ЛПА. При отказе работника от ознакомления наниматель чаще всего применяет меры дисциплинарного взыскания согласно ст. 198 ТК.

КАКОВЫ СПОСОБЫ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

Порядок и способы ознакомления работников с кадровыми и организационно-распорядительными документами в большинстве случаев вопросов не вызывают. Работник ставит свою подпись и инициалы в соответствующей графе документа.

В отношении порядка и способов ознакомления с ЛПА, учитывая, что трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован, существует множество мнений. Как мы уже отмечали, законодательство требует ознакомить работника с ЛПА под роспись, то есть под личную, или собственноручную, подпись. Между тем возникает справедливый вопрос: где именно ставить эту подпись?

На сегодняшний день существует несколько способов ознакомления с ЛПА под роспись, применяемых на практике специалистами по ­кадрам:

1) проставление работниками подписей и даты ознакомления в листе ознакомления с ЛПА, прилагаемом к ЛПА и сшиваемом вместе с ним (пример 1);

2) проставление работниками подписей и даты ознакомления в специальном табеле или журнале, содержащем перечень ЛПА (­примеры 2 и 3);

3) проставление работниками подписей в листе ознакомления с ЛПА, прилагаемом к трудовому договору (с указанием в тексте договора, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен со всеми ЛПА, указанным в приложении к нему) (пример 4).

ПРИМЕР 1

Лист ознакомления
работников с правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Эридан»

ПРИМЕР 2

Фрагмент журнала ознакомления работников с ЛПА

ПРИМЕР 3

Фрагмент журнала ознакомления работников с ЛПА

ПРИМЕР 4

Лист ознакомления
с локальными правовыми актами

До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными правовыми актами ООО «Эридан»:

Перечисленные способы являются доказательствами ознакомления работников с ЛПА.

Соответственно если работник не будет ознакомлен с ЛПА, то в случае его нарушения у нанимателя не будет оснований привлечения его к ответственности. Например, если в организации действует Положение о коммерческой тайне, с которым по каким-либо причинам не ознакомили работников, то в случае разглашения коммерческой тайны к работникам никаких претензий быть не может. И наоборот: если работники должным образом были ознакомлены с таким Положением, то, если информация, отнесенная к коммерческой тайне, при определенных условиях разглашается по вине конкретного работника, его можно будет привлечь к ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

В случае необходимости ознакомления работника, выполняющего дистанционную работу, с документами под роспись, в том числе и ЛПА, такой работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение двух рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 5 ст. 307¹ ТК).

В КАКОЙ СРОК РАБОТНИКИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ОЗНАКОМЛЕНЫ

Как ранее указывалось, с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, — при приеме на работу (п. 3 ч. 1 ст. 54 ТК), с остальными документами — во время трудовой деятельности в организации. На практике наниматель не всегда безупречно соблюдает такую процедуру. Во многих случаях о том, что работники не ознакомлены с ЛПА, становится известно при возникновении конфликтной ситуации, в которой наниматель во избежание неприятных последствий будет пытаться ознакомить с таким документом всех остальных работников в ускоренном порядке «задним числом». Такие действия нанимателя являются незаконными. По общему правилу на работника будут распространяться положения ЛПА с момента ознакомления с ним.

Рассмотрим пример из судебной практики.

Поэтому новые ЛПА, утвержденные и введенные в действие в установленном порядке в процессе хозяйственной деятельности, также должны быть доведены до сведения всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают. При этом ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на больничных и т.п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.

Александр ШЕВЦОВ, юрист