Многие наниматели вводят в своих организациях систему электронного контрольно-пропускного режима (далее — КПР) и учета рабочего времени. Рассмотрим необходимость и порядок введения этой системы с примерами необходимых документов.

ЗАЧЕМ НУЖЕН ЭЛЕКТРОННЫЙ КПР?

В современных условиях электронный КПР представляет собой электронную систему контроля и учета рабочего времени, в состав которой входят турникеты на входе/выходе, где для прохода нужно каждый раз прикладывать магнитную карточку.

Введение электронного КПР и учета рабочего времени, как правило, имеет две основные цели:

1. охрана безопасности работников и имущества организации от возможных посягательств посторонних лиц, обеспечение только санкционированного доступа в офис (здание, помещение);

2. автоматизация учета фактически отработанного работником времени, что является обязанностью нанимателя (п. 3 ч. 1 ст. 55 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК)).

Данные с турникета по каждой магнитной карточке, как правило, сохраняются на сервере с помощью специального программного обеспечения. В случае необходимости эту информацию можно распечатать в виде отчета. Также электронные пропуска можно запрограммировать в индивидуальном порядке, разрешая или запрещая доступ на определенные объекты и/или в определенное время.

Однако наличие электронного КПР не освобождает нанимателя от ведения учета явок на работу и ухода с нее в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений (ч. 3 ст. 133 ТК). При этом формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем.

КАК ОФОРМИТЬ ВВЕДЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО КПР?

По своему содержанию электронный КПР представляет собой не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его введения в организации необходимо выполнить ряд определенных действий.

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ НАНИМАТЕЛЯ ПРИ ВВЕДЕНИИ В ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО КПР

Этап 1. В Правилах внутреннего трудового распорядка закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится электронный КПР, который обязаны соблюдать все работники.