В декабре работники и наниматели (в организациях любой формы собственности в обязательном порядке) начали планировать трудовые отпуска на следующий 2023 год. При составлении графика трудовых отпусков работникам важно учесть не только личные интересы (а нанимателям — интересы производства), но и требования законодательства.
В статье даются 11 советов, как правильно составить, изменить, дополнить график трудовых отпусков.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее — ТК);
• Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП);
• Закон Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» (далее — Закон № 204-З);
• постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» (далее — Постановление № 100);
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД).

ЗАЧЕМ НУЖЕН ГРАФИК ОТПУСКОВ

В некоторых организациях не составляют графики трудовых отпусков (далее — график отпусков) или составляют их формально, а ведь этот документ является обязательным как для нанимателя, так и работника (ст. 168, 194 ТК).

График отпусков необходимо составить не позднее 5 января. Как правило, утверждают его приказом руководителя организации. Иной срок составления графика отпусков может быть установлен:

• коллективным договором;
• соглашением;
• согласованием нанимателя с профсоюзом.

В обязательном порядке график отпусков доводится до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК).

Предоставление трудового отпуска в течение каждого рабочего года (ежегодно) является обязанностью нанимателя (ч. 1 ст. 170 ТК).

В ЧЕМ ПОЛЬЗА ГРАФИКА ОТПУСКОВ

1. Наниматель сможет выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за два дня до начала отпуска (ст. 176 ТК).

2. Наниматель может заранее найти того, кто сможет выполнять должностные обязанности работника на время его отпуска.

3. Наниматель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.

11 СОВЕТОВ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

Исходя из ч. 4 ст. 168 ТК, при составлении графика отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в:

• летнее или другое удобное время:

· лицам моложе 18 лет;

· ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

· матери (мачехе), воспитывающей двоих и более детей в возрасте до 14 лет, а также матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

· работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

· работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

· участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

· работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 01.01.1990;

· донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения «Ганаровы донар Рэспублікі Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

· Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

· другим работникам в соответствии с законодательными актами, коллективным договором или трудовым договором;

• определенный период:

· работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, — перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

· работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, — в период этого отпуска;

· работающим по совместительству — одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

· учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений — в летнее время;

· женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

· работающим женам (мужьям) военнослужащих — одновременно с отпуском их мужей (жен).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуска. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Однако стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника. Отказать в предоставлении отпуска, если он не совпадает с графиком отпусков, вы не имеете права.

Нельзя забывать, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК).

При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников (ч. 1 ст. 168 ТК).

В большинстве случаев для нормальной деятельности организации очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается равномерно в течение календарного года.

В графике отпусков отражают не только ежегодные основные отпуска, но также дополнительные отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

При этом продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 календарных дней (ч. 1 ст. 155 ТК).

Перечень организаций и должностей служащих педагогических работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней, приведен в приложении 1 к Постановлению № 100 (в редакции постановления от 12.08.2022 № 527); перечень категорий работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней, приведен в приложении 2 к Постановлению № 100.

Государственному служащему ежегодно предоставляется основной трудовой отпуск продолжительностью 28 календарных дней с выплатой единовременного пособия на оздоровление в соответствии с законодательством (п. 1 ст. 50 Закона № 204-З).

На практике информация в графиках отпусков обычно бывает представлена в двух видах, когда указываются:

• только месяц предоставления каждому работнику трудового отпуска;
• конкретная дата предоставления трудового отпуска.

В первом случае согласно ч. 3 ст. 168 ТК требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. На практике такая договоренность достигается путем написания работником заявления о предоставлении отпуска и проставления на нем положительной резолюции соответствующего должностного лица нанимателя.

В ст. 168 ТК не дается разъяснений в отношении тех работников, которые по каким-либо причинам не внесены в график отпусков или вычеркнуты из него (например, работник был принят на работу после утверждения графика отпусков или был уволен до начала предоставления трудового отпуска). При невнесении работника в график отпусков трудовой отпуск предоставляется не по графику отпусков для работников организации, а индивидуально по договоренности между работником и нанимателем согласно ч. 3 ст. 168 ТК.

При составлении графика отпусков необходимо обратить внимание, что начало и окончание календарного года с 1 января по 31 декабря (ч. 3 ст. 33 ТК) отличается от рабочего года, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Ознакомить можно так: ввести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными правовыми актами организации и иными внутренними документами организации.

ИЗМЕНЕНИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

На практике не всегда получается соблюдать график отпусков. В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ч. 2 ст. 170 ТК).

Нанимателю предоставлено право перенести или продлить трудовой отпуск в следующих случаях, перечисленных в ч. 1 ст. 171 ТК:

• при временной нетрудоспособности работника (п. 1 ч. 1 ст. 171 ТК);
• при наступлении срока отпуска по беременности и родам (п. 2 ч. 1 ст. 171 ТК);
• в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы (п. 3 ч. 1 ст. 171 ТК);
• при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования) (п. 4 ч. 1 ст. 171 ТК);
• в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска (п. 5 ч. 1 ст. 171 ТК);
• с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором (п. 6 ч. 1 ст. 171 ТК).

Непосредственной обязанностью работника является уведомление нанимателя о:

• причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок;
• времени продления отпуска (ч. 4 ст. 171 ТК).

График отпусков может быть нарушен по причине досрочного предоставления нанимателем трудового отпуска всем или отдельным категориям работников в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и заранее не предвиденным обстоятельствам. В указанных случаях нанимателю предоставлено право досрочно предоставить трудовой отпуск всем или отдельным категориям работников (ст. 172 ТК).

Если в организации применяется унифицированная форма УСОРД (код по ОКУД 0224130001) графика трудовых отпусков, то в графе 5 этого графика укажите основания изменения графика. Основаниями могут являться заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе или продлении трудового отпуска, и соответствующий приказ нанимателя. Месяц фактического предоставления трудового отпуска проставляется в графе 4 указанной унифицированной формы.

Трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска) (ч. 2 ст. 174 ТК).

В этом случае в графике трудовых отпусков в графе 5 укажите основания изменения графика: предложение нанимателя, согласие работника на отзыв из отпуска, а также приказ об отзыве работника из отпуска.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не отказывается выйти на работу раньше срока. Не допускается отзыв из отпуска работников:

• моложе 18 лет;
• имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 174 ТК).

Коллективным договором могут определяться обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска (ч. 4 ст. 174 ТК).

По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК).

В графике трудовых отпусков укажите основания изменения графика: предложение нанимателя, заявление работника, приказ о разделении трудового отпуска на две части.

Если наниматель согласен перенести отпуск, он издает соответствующий приказ, после чего вносит изменения в график отпусков.

В графике отпусков укажите основания изменения графика: заявление работника и приказ о предоставлении отпуска.

Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных правовых актах.

Кроме унифицированной формы УСОРД (код по ОКУД 0224130001), в графах которой указываются месяц предоставления трудового отпуска и основание изменения графика, наниматель вправе разработать собственную форму графика отпусков, в которую внесены дополнительные графы «О времени начала отпуска ознакомлен (подпись, дата)» и «С изменениями графика отпусков ознакомлен (подпись, дата)».

В некоторых организациях целесообразно, чтобы некоторым работникам предоставлялся трудовой отпуск по частям. В этом случае график отпусков можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на предоставление указанного отпуска.

Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК).

Как поступить в этой ситуации — на усмотрение нанимателя. ТК не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Ниже перечисляются следующие ошибки, допускаемые при составлении графика отпусков: