Согласно п. 67, 75 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, а также не допускать различных толкований и может оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Например, в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41, установлены две формы документов, которые в реквизите «Текст» обязательно должны содержать табличную форму представления информации. Это:

• структура и штатная численность;

• график трудовых отпусков.

Необходимость использования в текстах документов таблиц для представления информации может быть обусловлена требованиями нормативных правовых актов. Например, Инструкцией по делопроизводству установлена форма сводной номенклатуры дел, а также номенклатуры дел структурного подразделения организации, которая имеет табличную форму (приложения 10, 11 к Инструкции по делопроизводству).

Порядок оформления таблиц в организационно-распорядительных документах регламентируется:

• Инструкцией по делопроизводству;

• государственным стандартом СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Следует отметить, что ранее порядок оформления таблиц в организационно-распорядительных документах подробно раскрывался в Методических указаниях по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41. Однако с прекращением действия СТБ 6.38-2004 с 1 июня 2017 г. также утратили силу и упомянутые Методические указания.*

Слева (с абзацного отступа) над таблицей помещается слово «Таблица» и ее порядковый номер (указывается арабскими цифрами без знака «№»). Точка после порядкового номера не ставится. Все таблицы текста документа нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таб­лиц должна быть сквозной по всему тексту документа. Таблицы, размещенные в приложении к документу, нумеруются отдельно. Для пояснения или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. Точка после наименования таблицы не ставится:

В случае, если таблица является не составной частью реквизита «Текст», а самостоятельным документом, заголовок таблицы не указывается. При этом, такой документ должен быть оформлен на соответствующем бланке с использованием перечня реквизитов, установленных законодательством.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе. В конце заголовков граф и строк точки не ставятся:

В случае большого объема таблицы допускается заглавную строку не повторять на второй (и последующих) страницах, а заменить соответствующими номерами граф (если это не затруднит понимания содержания таблицы). Графы также нумеруют арабскими цифрами:

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки в таблице, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет восприятие информации:

Или

В случае если таблица используется вместе со связанным текстом, ее располагают вертикально. Таблица, помещаемая на отдельной странице документа, может располагаться горизонтально.

Дополнительно отметим, что при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм) (п. 84 Инструкции по делопроизводству).

При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), размер шрифта текста и межстрочный интервал — до 11 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт. (п. 79 Инструкции по делопроизводству).

* Постановление Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 «Об утверждении, введении в действие, отмене технических нормативных правовых актов и внесении изменений в некоторые из таких актов». — Примеч. авт.