Во многих организациях очень часто кадровый учет не ведется надлежащим образом. Это может объясняться отсутствием в штате специалиста по кадрам или по другим причинам. Чаще всего восстановление кадрового учета необходимо перед выборочными и внеплановыми проверками со стороны Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее — Департамент) и других госорганов, при вскрытии фактов недобросовестной работы сотрудников кадровой службы, а также при возникновении трудовых споров с работниками, которые могут привести к проверкам.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

• Указ Президента Республики Беларусь от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» (далее — Указ № 181);

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее — ТК);

• Гражданскийкодекс Республики Беларусь (далее — ГК);

• Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП);

• Закон Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» (далее — Закон № 16-З);

• Положение о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2008 № 253 (далее — Положение о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда);

• Типовоеположение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784 (далее — Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций);

• постановление Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2008 № 408 «О предоставлении дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день» (далее — Постановление № 408);

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее — Инструкция № 40);

• Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД);

• Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее — Инструкция № 196);

• постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 «Об утверждении Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС)» (далее — Постановление № 34);

• постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» (далее — Постановление № 1).

ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ РАБОТА

Перед тем, как приступить к восстановлению кадровых документов, необходимо провести некоторую подготовительную работу, в ходе которой нужно выяснить реальную обстановку в организации, определить заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы.

Выяснение дел в организации

До того, как приступить к проверке имеющихся документов и восстановлению кадрового учета, нужно узнать, как реально обстоят дела в организации, например, нужно установить:

1. какой режим работы у работников разных подразделений;

2. каким работникам установлен ненормированный рабочий день;

3. дни получения зарплаты;

4. какая система оплаты труда и правила внутреннего трудового распорядка, действующие в организации.

Это объясняется тем, что в организациях часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров (контрактов) и другие документы, скачанные с Интернета. Поэтому в них содержатся совсем другие условия, отличающиеся от установленных в организации. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка у всех работников установлен нормированный рабочий день с 8.30 до 17.30, обеденный перерыв продолжительностью 1 час, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в организации работники нескольких подразделений работают посменно, и в нескольких подразделениях установлено гибкое рабочее время.

Особое внимание следует обратить на трудовую функцию, предусмотренную в трудовых договорах (контрактах) работников (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК), а именно, соответствует ли наименование должности служащего (профессии рабочего) квалификационным справочникам и нормативным правовым актам, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих.

Исходя из реальной картины с учетом требований трудового законодательства и учредительных документов следует проверить и восстановить необходимые кадровые документы.