Ошибки в табеле использования рабочего времени | 24.09.2020

Александр Шевцов, юрист

6253

В соответствии со ст. 133 Трудового кодекса Республики Беларусь наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее, который ведется в табелях использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и других документах.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее — ТК);

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) (далее — Перечень типовых документов);

Положение о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2008 № 253 (далее — Положение о порядке проведения аттестации рабочих мест);

постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 07.07.2014 № 57 «О некоторых вопросах предоставления компенсации по условиям труда в виде сокращенной продолжительности рабочего времени» (далее — Постановление № 57);

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП);

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 11.01.2016 № 9 «Об утверждении перечня населенных пунктов и объектов, находящихся в зонах радиационного загрязнения, и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь» (далее — Постановление № 9);

постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (далее — Постановление № 2);

постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 28.06.2012 № 4 «О практике применения судами законодательства о трудовой дисциплине и дисциплинарной ответственности работников» (далее — Постановление № 4);

Положение о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569 (далее — Положение о порядке обеспечения пособиями);

Указ Президента Республики Беларусь от 26.03.1998 № 157 «О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь» (далее — Указ № 157);

Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» (далее — Указ № 314);

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.2007 № 1695 «О категориях работников, которым не устанавливается ненормированный рабочий день (далее — Постановление № 1695).

КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ВЕДЕНИЕ ТАБЕЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Табель использования рабочего времени считается первичным документом и является основным источником информации об использовании рабочего времени для начисления заработной платы работникам, а также источником информации для составления статистических отчетов по труду.

В настоящее время в законодательстве отсутствуют требования к обозначениям, используемым в табелях использования рабочего времени. По этой причине рекомендуется использовать ранее действовавшие обозначения (указаны в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80, которое в настоящее время признано утратившим силу) или новые обозначения. Для этого в приказе организации необходимо указать, какие обозначения будут применяться в табеле использования рабочего времени: новые или ранее действовавшие.

Табель использования рабочего времени заполняется ежедневно и составляется, как правило, в одном экземпляре, подписывается ответственным исполнителем, руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и в установленные нанимателем сроки передается в бухгалтерию организации.

В табелях использования рабочего времени вместе с буквенными обозначениями затрат рабочего времени отмечаются количество часов пребывания на работе, количество часов сверхурочной работы, работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, часы работы в ночное время и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Срок хранения табеля использования рабочего времени и годовой табельной карточки составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (п. 468, 469 Перечня типовых документов).

Согласно выпуску 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденному постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159, функции, связанные с ведением табельного учета, содержатся в квалификационных характеристиках должностей служащих «начальник отдела кадров», «начальник хозяйственного отдела», «табельщик».

Для назначения ответственного за ведение табеля использования рабочего времени в организации издается приказ (распоряжение) нанимателя.

Пример приказа о назначении ответственного за ведение табеля использования рабочего времени

Общество с ограниченной

ответственностью «Эридан»

(ООО «Эридан»)

ПРИКАЗ

02.09.2020 № 79

г. Минск

О назначении Петровой О.В. ответственной

за ведение табеля использования рабочего времени

В целях своевременной и точной организации учета рабочего времени

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ПЕТРОВУ Ольгу Васильевну, инспектора по кадрам, назначить ответственной за ведение табеля использования рабочего времени в ООО «Эридан».

2. При временном отсутствии инспектора по кадрам Петровой О.В. исполнение обязанностей по ведению табеля использования рабочего времени возложить на экономиста Некрасову И.И.

3. Оформленный табель использования рабочего времени представлять в бухгалтерию не позднее двух рабочих дней, следующих за отчетным месяцем.

Директор Иванов О.И.Иванов

Визы:

С приказом ознакомлены: Петрова О.В.Петрова

02.09.2020

Некрасова И.И.Некрасова

02.09.2020

ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ ТАБЕЛЯ

На работника, ответственного за ведение табеля использования рабочего времени, как правило, возлагаются следующие обязанности:

ведение учета штатного состава работников организации;

внесение в табель использования рабочего времени соответствующих изменений, связанных с приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д. на основании документов (приказов, распоряжений по личному составу и др.);

осуществление учета своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников. Извещение руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

контроль своевременности представления и правильности оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными, повесток из военкомата, суда и др.;

подготовка списков сотрудников для издания приказов о работе в выходные дни и других документов, связанных с учетом использования рабочего времени.

Часто встречаемые ошибки, которые допускаются в ведении табеля использования рабочего времени

Ошибка	Комментарий	Правовая норма
1. Работнику с сокращенной продолжительностью рабочего времени поставили 8 часов	Если в трудовом договоре (контракте) или дополнительном соглашении к нему работнику записали сокращенную продолжительность рабочего времени и работник исполнял свои трудовые обязанности по установленному ему режиму работы, но в табеле использования рабочего времени указано, что работник отработал полную норму продолжительности рабочего времени, в организации возникнут неприятности. Если государственный инспектор труда заметит, что работник по табелю использования рабочего времени с сокращенной продолжительностью рабочего времени перерабатывает (например, вместо 35 часов в неделю отрабатывает 40), то он попросит документально подтвердить, что работнику произвели доплату за работу в сверхурочное время по правилам ст. 69 ТК. В этом случае придется доказывать, что сотрудник фактически не перерабатывает. Сделать это можно с помощью информации из пропускной системы, в противном случае государственный инспектор труда согласно ч. 4 ст. 9.19 КоАП может наложить штраф на нанимателя или уполномоченное лицо нанимателя в размере от 2 до 20 базовых величин (БВ). В целях недопущения такой ошибки в табеле необходимо проверить, кому из работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также уточнить, сколько часов в день и неделю этот работник отрабатывает. Целесообразно эту информацию распечатать в виде памятки	Есть категории работников, которым наниматель по законодательству должен установить сокращенную продолжительность рабочего времени, например: 1) работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, которым на основании аттестации рабочих мест по условиям труда устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 35 часов в неделю (ч. 1 ст. 113 ТК). Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда определяется Положением о порядке проведения аттестации рабочих мест. Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными и (или) опасными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени, указан в приложении к Постановлению № 57; 2) работники моложе 18 лет, которым устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени (ч. 1 ст. 114 ТК): — в возрасте от 14 до 16 лет — не более 23 часов в неделю, — в возрасте от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю; — учащиеся, получающие общее среднее, профессионально-техническое образование, специальное образование на уровне общего среднего образования, работающие в течение учебного года в свободное от учебы время, продолжительность рабочего времени которых не может превышать половины максимальной продолжительности рабочего времени, предусмотренной ч. 1 ст. 114 ТК для лиц соответствующего возраста (ч. 2 ст. 114 ТК); 3) инвалиды I и II группы, которым устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 35 часов в неделю (ч. 3 ст. 114 ТК); 4) работающие на территории радиоактивного загрязнения в зоне эвакуации (отчуждения), в том числе временно направленные или командированные в эти зоны, продолжительность рабочего времени которых не может превышать 35 часов в неделю (ч. 4 ст. 114 ТК). Перечень населенных пунктов и объектов, находящихся в зонах радиоактивного загрязнения, утвержден Постановлением № 9; 5) отдельные категории работников (учителя, врачи и др.), которым сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается Правительством или уполномоченным им органом (ч. 5 ст. 114 ТК)

2. В выходные дни, в течение которых работник находился в командировке, в табеле вместо буквы «К» поставлена буква «В»	С учетом режима рабочего времени и времени отдыха, установленного по месту служебной командировки, работники должны использовать выходные дни по месту служебной командировки	На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст. 92 ТК). Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник (ч. 3 ст. 137 ТК)
3. Работнику, специально командированному для выполнения работы в свой выходной день, не произведена компенсация в соответствии со ст. 69 ТК	Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то компенсация за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК (ч. 3 ст. 137 ТК). При отсутствии компенсации в этом случае работник вправе обратиться с жалобой в Департамент государственной инспекции труда, а если во время проверки государственный инспектор труда обнаружит такое нарушение, то он может на нанимателя или уполномоченное должностное лицо нанимателя наложить штраф в размере от 2 до 20 БВ (ч. 4 ст. 9.19 КоАП)	За каждый час работы в выходные дни сверх заработной платы, начисленной за указанное время, производится доплата (ч. 1 ст. 69 ТК): 1) работникам со сдельной оплатой труда — не ниже сдельных расценок; 2) работникам с повременной оплатой труда — не ниже часовых тарифных ставок (тарифных окладов), окладов. За работу в выходные дни взамен доплаты с согласия работника может предоставляться другой неоплачиваемый день отдыха (ч. 3 ст. 69 ТК)
4. Работнику, по указанию нанимателя выбывшему в служебную командировку либо прибывшему из служебной командировки в свой выходной день, по его желанию не предоставляется другой неоплачиваемый день отдыха	Работнику по его желанию должен быть предоставлен другой неоплачиваемый день отдыха не позднее следующего месяца при его выбытии в служебную командировку или прибытии из служебной командировки по указанию нанимателя в свой выходной день	Если работник обязывается нанимателем выбыть в служебную командировку либо прибыть из служебной командировки в свой выходной день, то наниматель по желанию работника предоставляет ему другой неоплачиваемый день отдыха не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в служебной командировке (ч. 3 ст. 137 ТК)
5. Внутреннего совместителя табелируют только по основной должности	Работника, который выполняет в свободное от основной работы время оплачиваемую работу у того же нанимателя на условиях другого трудового договора, необходимо дважды внести в табель использования рабочего времени как основного работника и как совместителя. При табелировании такого работника только по основной должности бухгалтерия не выплатит ему зарплату за выполняемую работу по совместительству. По этой причине как у бухгалтерии, так и у работника из-за ошибки в табеле могут возникнуть претензии к кадровику или другому лицу, составляющему табель использования рабочего времени. В случае если государственный инспектор труда во время проверки обнаружит, что работнику вовремя не выплатили всю положенную зарплату, то на нанимателя или уполномоченное должностное лицо нанимателя может быть наложен штраф в размере от 4 до 20 БВ, а на юридическое лицо — до 100 БВ (ч. 1 ст. 9.19 КоАП)	Совместительство — это выполнение работником в свободное от основной работы время оплачиваемой работы у того же (внутреннее совместительство) или у другого (других) нанимателя (нанимателей) (внешнее совместительство) на условиях другого трудового договора (ч. 1 ст. 343 ТК). Продолжительность рабочего времени, устанавливаемого нанимателем для работающих по совместительству, не может превышать половины нормальной продолжительности рабочего времени, установленной ст. 111–114 ТК, если иное не установлено ч. 2 ст. 345 ТК (ч. 1 ст. 345 ТК). Оплата труда работающих по совместительству производится пропорционально отработанному времени (ч. 1 ст. 346 ТК)

6. Поставили явку при отсутствии работника на работе	Если работник отсутствует на работе более 3 часов в течение рабочего дня без уважительных причин, то это является прогулом (абз. 2 п. 7 ст. 42 ТК). Для подтверждения отсутствия уважительной причины неявки у работника следует затребовать письменное объяснение.