Распределение обязанностей по заполнению карточек учета средств индивидуальной защиты выполняется нанимателем. Как правило, такая обязанность вменяется в обязанности службы охраны труда или бухгалтерии.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 209 утверждена Инструкция о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (далее — Инструкция № 209). Согласно п. 43 этого документа выдача и сдача работниками средств индивидуальной защиты отмечаются в личной карточке учета средств индивидуальной защиты (далее — личная карточка). Также в  п. 43 Инструкции № 209 установлено, какие сведения должны содержаться в личной карточке. Достоверность указанных сведений подтверждается в личной карточке подписями:

• главного бухгалтера (бухгалтера) организации;

• специалиста отдела кадров;

• руководителя структурного подразделения, в котором работает работник;

• специалиста по охране труда или уполномоченного должностного лица, на которого возложены соответствующие обязанности по охране.