ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2);
• Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33 (далее — ОКРБ 014-2017 «Занятия»).

Заполнение личного листка по учету кадров производится непосредственно в момент трудоустройства. Во многом личный листок чем-то схож с анкетой, но анкета заполняется при прохождении собеседования.

Согласно п. 2 Инструкции № 2 личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, а также других работников в случаях, определенных законодательством.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (п. 3 Инструкции № 2).

Личный листок по учету кадров в обязательном порядке заполняется на всех работников, на которых согласно требованиям Инструкции № 2 ведутся личные дела.

Определить, относится ли должность работника к категории руководителей, можно, используя таблицу 2 ОКРБ 014-2017 «Занятия». Напротив наименования должности руководителя в графе «Код категории должности служащего» указанной таблицы будет проставлена цифра «1».

Определить, относится ли должность работника к категории специалистов, можно, используя таблицу 2 ОКРБ 014-2017 «Занятия». Напротив наименования должности специалиста в графе «Код категории должности служащего» указанной таблицы будет проставлена цифра «2». Например: на бухгалтера, юрисконсульта, инженера, специалиста отдела продаж и т.п.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, документов об образовании, трудовой книжки и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения проверяются работником кадровой службы, который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (ч. 2 п. 11 Инструкции № 2).

Контроль над оформлением и хранением личных дел и соответственно личных листков по учету кадров возлагается на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования (ч. 3 п. 11 Инструкции № 2):

• фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорович Алиса Васильевна;

• в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 20.08.2000;

• место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: Республика Беларусь, г. Минск;

• в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

• в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи);
  Например:
  замужем:
  муж — Сидорович Илья Сергеевич, 1999 г.р.;

• в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания, если он отличается от адреса регистрации, и контактный телефон, по которому всегда есть связь с работником;

• в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

• если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

• наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

• в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

• в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

• на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

• не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал», «не состою».

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу (ч. 4 п. 11 Инструкции № 2).

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся (ч. 5 п. 11 Инструкции № 2). Для этого предусмотрено дополнение к личному листку по учету кадров.

Хранится личный листок по учету кадров в личном деле работника.

По материалам редакции журнала «Кадровик. Управление персоналом»