Согласно п. 2 Инструкции личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, госслужащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Личный листок по учету кадров в обязательном порядке заполняется на всех работников, на которых согласно требованиям Инструкции ведутся личные дела.

В соответствии с п. 5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), соответственно, тогда и должен быть заполнен личный листок по учету кадров.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Полнота и правильность заполнения проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. Контроль за оформлением и хранением личных дел, соответственно, и личных листков по учету кадров, возлагается на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).

Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров не вносятся. Новые данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров, которое оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции. По форме личный листок по учету кадров представляет собой анкету установленной формы, в которой принимаемый на работу сотрудник должен указать сведения о себе на основании имеющихся у него документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и др.).

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

— на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

<...>

Далее читайте в статье.