Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 115 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140» (далее — Постановление № 115) внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» (далее — Постановление № 140).

Постановлением № 115, вступившим в силу с 27.10.2022, перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный Постановлением № 140 согласно приложению 1 (далее — Перечень), изложен в новой редакции. Сроки хранения многих документов изменены.

Обратите внимание, что уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации (далее — организации), решению индивидуального предпринимателя. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (п. 4 примечаний к Перечню).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечаний к Перечню).

КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ В СРОКАХ ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ С 27.10.2022?

1. С 27.10.2022 срок хранения приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций по основной деятельности в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей установлен в 30 лет (п. 21.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

2. Срок хранения приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций по административно-хозяйственным вопросам остается без изменений и составляет для всех организаций 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (п. 21.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

3. Приказы, распоряжения, указания руководителей организаций о приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении (освобождении от занимаемой должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, компенсаций, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, изменении существенных условий труда, установлении (отмене) неполного рабочего времени, привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, отпусков для нахождения в режиме самоизоляции, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников — срок их хранения с 27.10.2022 составляет 55 лет (п. 21.3 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

4. Приказы, распоряжения, указания руководителей организаций о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, переносе трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку), социальной поддержке неработающих пенсионеров — срок хранения таких документов остался прежним — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет. Срок хранения приказов, распоряжений, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), с 27.10.2022 составляет 55 лет (п. 21.4 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

5. Срок хранения записок о социальном отпуске с 27.10.2022 составляет 55 лет (п. 22.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

6. Срок хранения записок о трудовом отпуске остается прежним — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (п. 22.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

7. Срок хранения уставов организаций по месту разработки (утверждения, регистрации) в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составляет 30 лет при условии замены новыми (п. 25.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

8. Срок хранения уставов организаций в других организациях с 27.10.2022 остался без изменений — до минования надобности (п. 25.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

9. Срок хранения структур и штатной численности (структур), организационно-административных схем организаций, сети подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций по месту составления в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составляет 30 лет при условии замены новыми (п. 27.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

10. Срок хранения структур и штатной численности (структур), организационно-административных схем организаций, сети подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций в других организациях с 27.10.2022 остался без изменений — до минования надобности (п. 27.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

11. Срок хранения должностных (рабочих) инструкций работникам с 27.10.2022 остался без изменений — 50 лет после замены новыми. Типовых — постоянно по месту утверждения (п. 31 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

12. Срок хранения штатных расписаний в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составляет 30 лет (п. 33 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

13. Срок хранения документов по основной деятельности, представляемых в государственные органы, вышестоящие организации (докладов, докладных записок, отчетов, справок, сведений), в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составляет 30 лет (п. 39 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

14. Срок хранения актов приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, и иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 41 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

15. Срок хранения актов приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении, увольнении работников с 27.10.2022 не изменится — 3 года для всех организаций (п. 42 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

16. Срок хранения документов по истории организаций (исторических и тематических обзоров, тематических альбомов фотографий и др.) в негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составит 30 лет (п. 43 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

17. Срок хранения документов об организации и проведении государственных праздников, праздничных дней, торжеств, праздновании памятных дат (докладов, протоколов, сведений, переписки и др.) по месту проведения в негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составит 30 лет (п. 44.1 приложения 1 к постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

18. Срок хранения документов об организации и проведении государственных праздников, праздничных дней, торжеств, праздновании памятных дат (докладов, протоколов, сведений, переписки и др.) в других организациях с 27.10.2022 остается без изменений — 1 год (п. 44.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

19. Срок хранения доверенностей на право управления организацией, подразделением организации в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, и иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 69 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

20. Срок хранения типовых и примерных номенклатур дел по месту разработки (утверждения) в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составит 30 лет (п. 112.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

21. Срок хранения типовых и примерных номенклатур дел в других организациях остался без изменений — до минования надобности (п. 112.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

22. Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по основной деятельности в негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составит 30 лет. Данные формы подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата (п. 122.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

23. Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по административно-хозяйственным вопросам с 27.10.2022 остался без изменений — 3 года (п. 122.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

24. Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний, содержащихся в п. 122.3 приложения 1 к Постановлению № 140 (в редакции Постановления № 115), с 27.10.2022 составит 55 лет. Кроме документов, указанных в п. 122.3 приложения 1 к Постановлению № 140, срок хранения которых до 27.10.2022 составлял 75 лет, в этот список с 27.10.2022 вошли регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний об установлении компенсаций, изменении существенных условий труда, привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, присвоении классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий, предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции.

25. Срок хранения таких документов, как регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, переносе трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку), социальной поддержке неработающих пенсионеров, — 3 года (п. 122.4 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

26. Срок хранения годовых планов работы организаций в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей с 27.10.2022 составит 30 лет. По вспомогательным видам деятельности — 5 лет (п. 170.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

27. Срок хранения квартальных планов работы организаций с 27.10.2022 не изменился — 3 года (п. 170.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

28. Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 204 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

29. Срок хранения листков нетрудоспособности с 27.10.2022 не изменился — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (п. 219 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

30. Срок хранения журналов регистрации листков нетрудоспособности с 27.10.2022 не изменится — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (п. 223 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

31. Срок хранения договоров о материальной ответственности с 27.10.2022 не изменился — 3 года после увольнения, смены материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет после увольнения, смены материально ответственного лица (п. 232 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

32. Срок хранения списков, табелей, ведомостей и нарядов работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда, с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 530 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

33. Срок хранения документов об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечней рабочих мест, подлежащих аттестации, перечней рабочих мест по профессиям рабочих и должностям служащих, протоколов, заключений, карт аттестации рабочего места по условиям труда, карт фотографии рабочего времени и др.) с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 570 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

34. Срок хранения документов об экспертизе условий труда, качества проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (докладных записок, информаций, справок, заключений, предписаний, переписки и др.) с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 571 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

35. Срок хранения личных дел, в том числе деклараций о доходах и имуществе, руководителей организаций с 27.10.2022 составит 55 лет после увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения (п. 673.1 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

36. Срок хранения личных дел, в том числе деклараций о доходах и имуществе, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, с 27.10.2022 составит 55 лет после увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения (п. 673.2 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

37. Срок хранения личных дел, в том числе деклараций о доходах и имуществе, работников организаций с 27.10.2022 составит 55 лет после увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения (п. 673.3 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

38. Срок хранения личных карточек работников организаций с 27.10.2022 составит 55 лет после увольнения (п. 674 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

39. Срок хранения журналов (книг) учета личных дел, личных карточек с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 675 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

40. Срок хранения трудовых договоров, контрактов с 27.10.2022 остается без изменений — 3 года. С 27.10.2022 такой же срок хранения устанавливается и на дополнительные соглашения к ним. Указанный срок исчисляется после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов. Срок хранения контрактов с государственными служащими с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 676 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

41. Срок хранения журналов регистрации трудовых договоров, контрактов с 27.10.2022 остается без изменений — 3 года. С 27.10.2022 такой же срок хранения устанавливается и на дополнительные соглашения к ним. Срок хранения журналов регистрации контрактов с государственными служащими с 27.10.2022 составит 55 лет (п. 677 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

42. Срок хранения журналов (книг) учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников составит 55 лет (п. 703 приложения 1 к Постановлению № 140) (в редакции Постановления № 115).

Александр ШЕВЦОВ, юрист