Виды документов, создаваемых при оформлении трудовых отпусков, предусмотрены перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — перечень типовых документов и Постановление № 140 соответственно), и имеют определенные сроки хранения.

Перечнем типовых документов предусмотрены, в частности, следующие группы документов о предоставлении трудовых отпусков:

• графики трудовых отпусков;

• записки о трудовых отпусках;

• приказы руководителя организации о предоставлении трудовых отпусков;

• приказы руководителя организации об отзыве из трудовых отпусков.

Графики трудовых отпусков 

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.

<...>

Записки о трудовых отпусках 

Вид документа «записка об отпуске» применяется наряду с приказом (распоряжением, решением) для оформления отпусков (ч. 1 ст. 152 ТК).

Примерная форма записки об отпуске устанавливается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. При этом в перечень типовых документов данный вид документов был внесен сравнительно недавно — с 28.01.2020 года (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140»).

<...>

Приказы

До вступления в силу перечня типовых документов не было разделения приказов руководителя о предоставлении трудовых и социальных отпусков, и все они формировались в одно дело с одинаковым сроком хранения. В настоящее время приказы о предоставлении трудовых отпусков хранятся отдельно и имеют срок хранения 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет) (п. 21.4 перечня типовых документов).

<...>

Заявление о предоставлении отпуска 

Дополнительно отметим такую группу документов, как заявления о предоставлении трудовых отпусков.

Предоставление трудовых отпусков осуществляется, как правило, на основании приказа или записки об отпуске в соответствии с графиком отпусков, в связи с чем в составлении заявления нет необходимости. Вместе с тем на практике часто бывают случаи, когда график отпусков был составлен до приема на работу работника, либо работник обращается с просьбой о предоставлении трудового отпуска в период, отличающийся от периода в графике отпусков, и т.п. В таких случаях работником подается заявление о предоставлении трудового отпуска.