Защита документов: общие требования 

Согласно ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству. Таким образом, порядок защиты документов целесообразно закрепить в локальных правовых актах. Например, в инструкции по делопроизводству — в отношении организационно-распорядительных документов; в положении об организации договорной работы — в отношении договоров и др.

Важно отметить, что за подделку документов предусмотрена уголовная ответственность. Согласно ст. 380 Уголовного кодекса Республики Беларусь подделка официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях использования такого документа самим исполнителем или другим лицом, либо использование заведомо подложного документа наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом, или ограничением свободы на срок до двух лет. Те же действия, совершенные повторно либо группой лиц по предварительному сговору, наказываются штрафом, или арестом, или ограничением свободы на срок до пяти лет, или лишением свободы на срок до трех лет.

Прошивка документов

Прошивка документов является одним из самых распространенных способов защиты документов.

Стоит отметить, что согласно п. 183 Инструкции по делопроизводству прошивка или переплет дела является одной из обязательных процедур полного оформления дел при подготовке для передачи в архив организации.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

В отношении специфических документов нормативными правовыми актами также установлено требование по их прошивке, например:

• Правила нотариального делопроизводства, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.01.2015 № 4, предусматривают, что документ, состоящий из двух и более листов, должен быть прошит (прошнурован) нитью (лентой) белого либо красного цвета, его листы — пронумерованы. На скрепляемом документе совершается надпись: «Всего прошито (прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах». Количество прошитых листов заверяется подписью нотариуса, выдавшего документ либо совершившего нотариальное действие, с указанием его должности (статуса) и скрепляется гербовой печатью (п. 23). Аналогичная норма закреплена в Законе Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности»;

• согласно ч. 6 п. 36 Положения о порядке организации и проведения процедур закупок товаров (работ, услуг) при строительстве объектов, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2014 № 88, все листы конкурсных предложений при представлении их на бумажном носителе в отдельных конвертах должны быть пронумерованы и прошиты;

• пунктом 23 Инструкции о порядке удостоверения регистратором документов, являющихся основанием для государственной регистрации сделки с недвижимым имуществом, утвержденной постановлением Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь от 08.08.2013 № 38, установлено, что если документы, представленные для удостоверения, состоящие из двух и более листов, не прошиты либо не скреплены иным образом, не позволяющим их разъединить, и листы не пронумерованы, то соответствующие действия должны быть выполнены регистратором, принявшим заявление об удостоверении. Количество листов документа, прошитых либо скрепленных иным образом, не позволяющим их разъединить, должно быть заверено подписью регистратора и скреплено его печатью. Аналогичная норма закреплена в Законе Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним»;

• заявка и прилагаемые к ней документы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены подписью руководителя перевозчика, иного потребителя (индивидуального предпринимателя) или уполномоченного ими лица и их печатью (п. 23 Правил доступа к услугам инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.07.2015 № 626);

• согласно ч. 7 п. 79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

Можно выделить несколько способов прошивки документов:

1. «на несколько отверстий (от 2 до 4)»;

2. «угловой способ» (для документов с небольшим количеством листов).

Первый способ используется для объемных документов. Для прошивки документов необходимо, чтобы его левое поле было не менее 30 мм. Отметим, что данное требование установлено в нормативных правовых актах для организационно-распорядительной документации (п. 20 Инструкции по делопроизводству). Второй способ применяется для небольших по объему документов.

При прошивке концы нити должны быть завязаны и приклеены к обратной стороне документа с помощью бирки прямоугольной (квадратной) формы, сделанной из бумаги. На ней должно быть написано собственноручно (или напечатано): «Всего прошито (прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах». Печать должна захватывать и лист документа, и бирку, которой приклеена нить.

Определенную аналогию с прошивкой документов на бумажных носителях можно обнаружить и в отношении электронных документов.