Оформляем документацию по командировкам | 25.05.2020

Александр Шевцов, юрист

5996

Командировки, оформление, УСОРД, докладная записка, приказ, распоряжение

Согласно ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При этом установлено, что не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Частью 1 ст. 93 ТК установлено, что направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки (ч. 5 ст. 93 ТК).

Приведем примеры документов по оформлению командировок в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (УСОРД).

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Согласно п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4), докладная записка представляет собой информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Согласно п. 121 Инструкции № 4 текст докладной записки состоит из вводной и основной частей. Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Датой докладной записки является дата ее подписания. Например, работник 29.04.2020 совершил дисциплинарный проступок, а докладная записка о нарушении трудовой дисциплины была составлена 30.04.2020, соответственно, дату докладной записки следует указать 30.04.2020.

Докладная записка о командировании

_____________________

Код по ОКУД 0227230001

Наименование структурного Наименование должности,

подразделения Фамилия и Инициалы

руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № ____ Резолюция

Место составления

О командировании

__________________________________________________________________________________

обоснование необходимости и цель командировки

Прошу командировать _______________________________________________________________

наименование должности (профессии)

__________________________________________________________________________________

квалификационный разряд (класс, категория)

___________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

__________________________________________________________________________________

Фамилия, Имя, Отчество (если таковое имеется) работника

__________________________________________________________________________________

место командировки

на _________________________ с __________________ по __________________.

срок дата дата

Оплата командировочных расходов за счет ___________________________________.

источник финансирования

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Примерная форма докладной записки о командировании

Отдел реализации запасных частей Директору ООО «Орион»

Прохорову В.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

22.04.2020 № 21 Резолюция

г. Минск

О командировании

В связи с поставкой крупной партии запасных частей легковых автомобилей в ООО «Авторемонт» возникла необходимость в проведении предварительных переговоров по условиям поставки с сотрудниками ООО «Авторемонт» в городе Могилеве.

Прошу командировать начальника отдела реализации запасных частей Грачева Виктора Петровича и агента коммерческого отдела реализации запасных частей Петровича Олега Николаевича в г. Могилев на 2 дня с 23.04.2020 по 24.04.2020.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Орион».

Заместитель директора Карпилович Н.П.Карпилович

Срок хранения докладных записок, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел, — 3 года (п. 644 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения — Приложения 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень)).

ПРИКАЗ

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции № 4). Согласно п. 98 Инструкции № 4 приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида:

по основной деятельности;

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.