В процессе трудовых отношений довольно часто возникают конфликтные ситуации между нанимателем и работниками, ситуации, требующие решения возникшей проблемы посредством вмешательства нанимателя. Это может быть вызвано неисполнением или ненадлежащим исполнением своих обязанностей сторонами трудового договора, отсутствием необходимых для работы материалов, средств индивидуальной защиты и многим другим. В такой ситуации руководителю структурного подразделения необходимо оперативно решать возникшие проблемы, а также иметь письменные доказательства принятия необходимых мер реагирования.

На практике довольно часто возникает вопрос: что необходимо писать должностному лицу, чтобы уведомить вышестоящих руководителей об имеющихся проблемах: докладную или служебную записку?

Определение термина «докладная записка» приводится в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4). Согласно п. 118 этого НПА докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Таким образом, докладная записка используется для решения вопросов между руководителями различного уровня, например, руководителем структурного подразделения и директором.

В Инструкции № 4 не приводится такой вид документа, как «служебная записка», хотя в делопроизводстве организаций всех форм собственности такой вид документа используется довольно часто.

При организации документооборота необходимо также руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД). Данный НПА является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих ОРД и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством.

Примерная форма докладной записки о привлечении работника к работе в выходной день

Организация вправе разработать форму служебной записки и включить ее в документооборот организации. Служебная записка составляется по информационным, организационным вопросам, вопросам, связанным с хозяйственным обеспечением.

<...>

Далее читайте в статье.